Kopiowanie materiałów niejawnych to nie jest zwykłe „ksero”. Każdy błąd może oznaczać poważne konsekwencje – zarówno dla firmy, jak i dla osób odpowiedzialnych. Dlatego procedura jest precyzyjnie uregulowana i trzeba się jej trzymać krok po kroku.

1. Sprawdź, czy kopia w ogóle jest dozwolona

Nie każdy dokument niejawny można kopiować. Jeśli osoba nadająca klauzulę wyraźnie zakazała sporządzania kopii, musisz to respektować. Tylko dokumenty bez takiego zakazu mogą być powielane.

2. Uzyskaj pisemne upoważnienie

Kopia materiału niejawnego może powstać tylko wtedy, gdy istnieje pisemne zezwolenie. Zezwolenie musi być odnotowane na oryginale dokumentu.

3. Udokumentuj wykonanie kopii

Każde powielenie wymaga szczegółowego odnotowania. Na oryginale wpisuje się:

 

• • nazwę jednostki, w której wykonano kopię,

• • datę i miejsce sporządzenia,

• • liczbę egzemplarzy,

• • numer ewidencyjny,

• • imię, nazwisko i podpis osoby, która wykonała kopię.

4. Właściwe miejsce i osoby uprawnione

Kopie można wykonywać wyłącznie w kancelarii tajnej lub w innym pomieszczeniu do tego przeznaczonym. Dostęp mają tylko osoby z odpowiednim upoważnieniem – najczęściej kierownik kancelarii albo wyznaczony pracownik pionu ochrony.

5. Bezpieczne urządzenia

Kopiowanie odbywa się wyłącznie na urządzeniach przeznaczonych do pracy z materiałami niejawnymi. Niedopuszczalne jest używanie zwykłego faksu, skanera czy kserokopiarki podłączonej do sieci telefonicznej lub Internetu.

6. Rejestracja i zniszczenie kopii

Każda kopia musi być niezwłocznie wpisana do dziennika ewidencyjnego kancelarii. Po wykorzystaniu kopii dokonuje się jej zniszczenia – w sposób trwały i zgodny z procedurą – a fakt ten również wpisuje się do ewidencji oraz odnotowuje na oryginalnym dokumencie.

---

Podsumowanie – sześć złotych zasad

 

1. 1. Sprawdź, czy dokument w ogóle można kopiować.

1. 1. Zdobądź pisemne zezwolenie.

1. 1. Udokumentuj kopiowanie na oryginale.

1. 1. Kopiuj tylko w kancelarii niejawnej i tylko przez osoby uprawnione.

1. 1. Używaj wyłącznie zabezpieczonego sprzętu.

1. 1. Każdą kopię wpisz do ewidencji i zniszcz, gdy przestanie być potrzebna.

---

Jeśli Twoja firma potrzebuje procedur kancelarii niejawnej, szkoleń pracowników albo wsparcia pełnomocnika ds. ochrony informacji – przygotujemy wszystko od A do Z, tak byś przeszedł każdą kontrolę bez problemu.