Kancelaria Tajna – jak zorganizować w firmie?

Kancelaria tajna to wyodrębniona komórka organizacyjna, odpowiedzialna za rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie materiałów niejawnych osobom uprawnionym. Tworzy ją kierownik jednostki organizacyjnej w przypadku przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „tajne” lub „ściśle tajne”. Nie jest to samo pomieszczenie, lecz zorganizowana struktura z personelem, procedurami i odpowiedzialnością.

• Obowiązkowo – gdy jednostka przetwarza materiały „tajne” lub „ściśle tajne”.

• Fakultatywnie – dla „poufnych” lub „zastrzeżonych”.

• Kancelaria podlega bezpośrednio pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych.

• Kierownik kancelarii jest zatrudniany przez kierownika jednostki organizacyjnej i nie może łączyć tej funkcji z rolą pełnomocnika ani jego zastępcy.

• W razie potrzeby można tworzyć oddziały kancelarii lub czytelnie dokumentów.

Możliwe jest utworzenie jednej kancelarii dla kilku jednostek organizacyjnych, jednak wymaga to porozumienia kierowników i zgody ABW/SKW. Porozumienie określać powinno m.in. zasady finansowania, podległość, tryb kontroli, zakres odpowiedzialności oraz procedury w sytuacjach nadzwyczajnych.

Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych odpowiada za nadzór nad kancelarią tajną, w tym organizację i kontrolę obiegu materiałów niejawnych, zatwierdzanie procedur i dokumentacji, dobór oraz szkolenie personelu, egzekwowanie zasad „need-to-know” oraz reagowanie na incydenty naruszenia bezpieczeństwa, zapewniając zgodność funkcjonowania kancelarii z ustawą o ochronie informacji niejawnych i wytycznymi ABW/SKW.

Do obowiązków związanych z organizacją kancelarii tajnej należy m.in.: zapewnienie zgodnego z ustawą obiegu, rejestracji, przechowywania i wydawania materiałów niejawnych; utrzymywanie systemu bezpieczeństwa fizycznego i organizacyjnego kancelarii; dobór i weryfikacja personelu pod względem uprawnień i przeszkolenia; prowadzenie ewidencji i kontroli; wdrażanie procedur awaryjnych oraz niezwłoczne reagowanie na naruszenia bezpieczeństwa.

W zależności od wagi uchybienia: odpowiedzialność dyscyplinarna pracowników, cofnięcie uprawnień lub poświadczeń bezpieczeństwa, utrata możliwości realizacji kontraktów wymagających dostępu do informacji niejawnych, kary administracyjne, a w przypadku poważnego naruszenia – odpowiedzialność karna m.in. z art. 265 Kodeksu karnego, która wiąże się z możliwością pozbawienia wolności nawet do lat 8.