Zgodnie z art. 42 ust. 4 ustawy o ochronie informacji niejawnych, kancelaria tajna to wyodrębniona komórka organizacyjna, podległa pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych. Obsługiwana jest przez pracowników pionu ochrony i odpowiada za:

1. Czemu służy kancelaria tajna?

• rejestrowanie dokumentów,
• przechowywanie materiałów niejawnych,
• kontrolowany obieg dokumentów,
• wydawanie materiałów wyłącznie osobom uprawnionym.

Kancelaria tajna przetwarza informacje o klauzulach:

• „tajne”,
• „ściśle tajne”.

---

2. Kiedy powstaje obowiązek utworzenia kancelarii tajnej?

Obowiązek utworzenia kancelarii tajnej spoczywa na kierowniku jednostki organizacyjnej, w której są lub będą przetwarzane informacje niejawne o klauzuli „tajne” lub „ściśle tajne” (art. 42 ust. 1 ustawy).

Dotyczy to w szczególności:

• przedsiębiorców realizujących umowy związane z obronnością lub bezpieczeństwem państwa,
• wykonawców biorących udział w przetargach z dostępem do dokumentów „tajne” lub „ściśle tajne”,
• jednostek realizujących projekty międzynarodowe wymagające ochrony informacji niejawnych.

Informacja o utworzeniu lub likwidacji kancelarii tajnej jest zgłaszana do ABW lub SKW wraz z określeniem klauzul tajności dokumentów przetwarzanych w kancelarii (art. 42 ust. 6 ustawy).

---

3. Czy kancelaria tajna może obsługiwać kilka jednostek?

Tak. Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy, w uzasadnionych przypadkach kancelaria tajna może obsługiwać więcej niż jedną jednostkę organizacyjną.
Warunki:

• zawarcie porozumienia pomiędzy kierownikami jednostek,
• uzyskanie zgody ABW lub SKW po ocenie skuteczności zastosowanych środków ochrony.

---

4. Zakres informacji przetwarzanych w kancelarii tajnej

Kancelaria tajna przetwarza przede wszystkim informacje o klauzulach:

• „tajne”,
• „ściśle tajne”.

Za zgodą kierownika jednostki możliwe jest również przetwarzanie informacji o klauzulach „poufne” lub „zastrzeżone” w kancelarii tajnej (art. 42 ust. 5 ustawy).

---

5. Pion ochrony i pełnomocnik ochrony

Pion ochrony to wyodrębniona komórka organizacyjna podlegająca pełnomocnikowi ochrony. W jego skład wchodzą:

• pełnomocnik ochrony i jego zastępcy,
• pracownicy pionu ochrony,
• inspektor bezpieczeństwa teleinformatycznego.

Pełnomocnik ochrony odpowiada za:

• wdrożenie i nadzór nad przestrzeganiem procedur ochrony informacji,
• prowadzenie rejestrów materiałów,
• koordynowanie postępowań sprawdzających,
• organizowanie szkoleń dla personelu.

---

6. Strefy ochronne i środki bezpieczeństwa fizycznego

Zgodnie z art. 46 ustawy, kancelaria tajna działa w ramach stref ochronnych – obszarów lub pomieszczeń zabezpieczonych odpowiednio do klauzuli przetwarzanych dokumentów i poziomu zagrożeń.

Ochrona fizyczna obejmuje:

• zabezpieczenia architektoniczno-budowlane (ściany, drzwi, zapory),
• certyfikowane urządzenia i wyposażenie,
• systemy elektroniczne (kontrola dostępu, alarmy, monitoring, zasilanie awaryjne),
• ochronę osobową (ochrona wewnętrzna lub koncesjonowana agencja ochrony).

---

FAQ – Kancelaria tajna (najczęściej wyszukiwane pytania)

1. Kiedy przedsiębiorca musi założyć kancelarię tajną?
Jeśli jednostka przetwarza informacje niejawne o klauzuli „tajne” lub „ściśle tajne”. Dotyczy to także wykonawców biorących udział w przetargach obronnych.

2. Czy kancelaria tajna może przetwarzać dokumenty „poufne” lub „zastrzeżone”?
Tak, za zgodą kierownika jednostki. Jednak w jednostkach przetwarzających wyłącznie te klauzule zwykle funkcjonują inne komórki organizacyjne.

3. Czy kancelaria tajna może obsługiwać kilka jednostek?
Tak, pod warunkiem zawarcia porozumienia kierowników jednostek i uzyskania zgody ABW lub SKW.

4. Kto nadzoruje kancelarię tajną?
Bezpośredni nadzór sprawuje pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych.

5. Jakie zabezpieczenia musi mieć kancelaria tajna?
Odpowiednio dobrane strefy ochronne, środki bezpieczeństwa fizycznego, certyfikowane urządzenia, systemy kontroli dostępu, monitoring i ochrona osobowa.